档案：真实的力量

　　当前，各级国家综合档案馆保存的档案，在为党和国家的政治、外交、经济、科学技术等方面服务中发挥着重要作用

　文/《瞭望》新闻周刊记者陈泽伟

　　中央档案馆和中共中央文献研究室共同编辑的《建党以来重要文献选编(1921—1949)》于6月16日正式出版，并在人民大会堂召开出版座谈会，中共中央政治局常委、中央书记处书记、国家副主席习近平出席座谈会并讲话；6月27日，中共中央政治局委员、国务院副总理回良玉在农业展览馆参观了由中央档案馆和农业部共同举办的《建党以来农业政策回顾展》仅今年上半年，中央档案馆为纪念建党90周年推出的活动就多达7项。

　　“档案是党和国家的宝贵财富，是人类共同的文化遗产，产生于人们从事实践活动的各领域，反之又服务于人们实践活动的各个方面。”国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权对《瞭望》新闻周刊记者说，“如何利用档案，发挥最大功效？多年来，档案工作者已经总结出诸多经验并取得明显成效。当前，各级国家综合档案馆保存的档案，在为党和国家的政治、外交、经济、科学技术等方面服务中发挥着重要作用。”

　　档案的大功效

　　档案工作对维护祖国统一、加强民族团结、保持社会稳定具有重要作用。

　　“档案资料在维护国家主权和领土完整，配合国家重大外交、宣传工作方面发挥着重要作用。”国家档案局档案馆室司司长孙钢对本刊记者举例道，中国第一历史档案馆为中苏、中蒙、中印等边界谈判提供了大量明清历史档案和地图，为外交谈判提供了重要的铁证。

　　“作为不可或缺的基础信息，各级档案馆在维护社会稳定、促进社会和谐中也发挥了重要作用。”孙钢告诉本刊记者，2008年拉萨“3·14”严重暴力犯罪事件发生后，中央档案馆迅速反应，经中央批准陆续在国家档案局网站上以视频形式公布了《从历代档案看西藏是中国不可分割的一部分》《从档案看历代达赖喇嘛都经中央政府认定、册封》等5个专题档案，有力地证明西藏自古就是中国不可分割的一部分。这些视频被300多个中文网站和100多个英文网站转载，仅国家档案局网站的点击量就超过200万人次，点击来自50多个国家和地区。

　　各级国家综合档案馆内保存的大量珍贵档案、特色档案，还为党和国家工作大局不断作出贡献。孙钢说，2005年连战先生访问大陆期间，胡锦涛总书记送给连战先生一份礼物，是国家档案局主动提供的由中国第二历史档案馆收藏的连战祖父连横更名复籍档案复制件。该组档案共有两件：分别为1914年2月北京政府内务部办理连雅堂(连横的号)申请恢复原籍案的文书、1914年2月北京政府内务部办理连雅堂申请更名案的文书。

　　这份礼物令连战深受感动。翌日，连战在演讲时表示：“胡总书记把我祖父当年要求恢复中国国籍的申请书找出来送给了我。祖父连横在日本统治台湾那个时代就要求恢复中国国籍，可见是一个民族思想非常强烈的人。”

　　助力经济建设

　　在党和国家经济建设领域，档案工作作为一项基础性管理工作，同样发挥着不可或缺的重要作用。

　　“在改革开放之初，我国在农村普遍实行家庭联产承包责任制，村集体与农民签订了农村土地的承包合同，使农村的土地基本保持了稳定。”国家档案局经济科技司司长李晓明对本刊记者说，“一二十年后，随着土地承包合同的逐步到期，国家又开展了第二轮土地延包工作，在开展延包工作的过程中，有许多农民因为各种原因，手中的原承包合同丢失，给土地确权工作带来了困难。保存在县级档案馆中的上一轮土地承包合同的存根就成了土地确权的重要依据，有效地避免了延包工作中的矛盾和纠纷。”

　　2006年国家开展农村集体林权制度改革，对集体林地开展承包和确权工作，档案部门又与林业主管部门协作，出台了《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》，把山林承包合同以及林业权证等资料及时归档保存，为集体林权制度改革的顺利推进打下了坚实的基础。

　　“比如说，2009年4月至6月，安徽省定远县集中换发全国统一的山林权证，该县原有的山林权证大多是1981年至1983年颁发的，由于年代久远，出现了许多‘有山无证、山证不一致’的现象，在林权证换发过程中出现了许多权属纠纷。仅2009年5月，定远县乡镇村干部、双方当事人就来县档案馆查阅当年的权证存根88人次，调阅案卷120卷册，复印资料168页，成功解决山林权属纠纷32起。”李晓明举例说。

　　企业档案也是我国经济建设、改革发展、科技进步、对外开放历程的重要记录，是研究中国特色社会主义发展历史的重要依据，是国家的重要信息资源。

　　伴随着新中国社会主义建设中企业的初建、恢复整顿、管理上等级、改革改制、规范管理、现代企业及产权制度的建立与信息化建设发展历史，我国企业档案工作也经历了技术档案的初建时期、以科技档案为主的综合管理、档案管理升级与目标管理等发展阶段，国家档案局也相应出台了《企业档案管理规定》等一系列法规，为企业的规范化管理和国有企业改革工作提供了有效的保障和服务。

　　现在，我国企业特别是大型国有企业多年来积累起来的档案资料，已成为重要的企业资源和国家财富，为企业生产经营和维护企业与国家权益提供了重要保障，为企业承担国家重要的研发和生产任务提供了重要的支撑，同时也成为传承企业历史文化的重要载体。

　　李晓明告诉《瞭望》新闻周刊：“举个例子，石油行业是知识、技术密集型行业，在油气勘探开发和生产建设过程中形成的档案资料是国家巨额投资的结晶，是企业技术和知识储备的重要形式。在石油勘探开发中，由于地质构造的复杂性和勘探程度的加深，油气勘探的难度不断加大，需要在前人工作的基础上不断加深认识，深入研究，才会有新的发现和突破。近年来，中国石油国内油气勘探取得一系列重大突破，档案信息资源为油田增储上产发挥了重要的信息支撑作用。中国石油冀东南堡油田、中国石油长庆西峰油田都是利用老资料、认识老资料、研究老资料进行二次勘探取得的重大成果。”

　　近年来，随着民营企业的发展壮大，民营企业对档案管理的规范需求越来越大，各级档案部门及时地为民营企业提供档案业务指导，积极引导其建立企业档案工作，使一大批民营企业的档案工作达到了现代化管理水平。

　　在工程建设领域，档案发挥的作用也日益凸显。在项目建设过程中，从项目的提出、决策、规划、征地折迁、设计、施工、设备安装、竣工以及交付使用的过程中，会形成大量的文字、图纸、图表、数据和声像档案资料。这些档案资料是基建项目的最真实的记录，是全面鉴定工程质量的第一手材料，也是项目完成后的运行管理、维修改造、改扩建的重要依据，在项目出现问题后，对及时查明原因、追究责任具有不可替代的作用。特别是一些地下设施和隐蔽工程完成后，其内部的结构和设施只能依靠档案图纸来描绘，档案资料成为这些工程的“透视镜”。

　　李晓明介绍说，“在三峡工程、青藏铁路、南水北调等重大建设项目以及一大批公路、铁路、机场、港口、煤矿、电网建设项目中，档案部门全程参与项目建设，使项目档案管理与项目建设进度保持一致，积累起了齐全完整的档案资料，为这些项目的安全运行提供了可靠的保障。可以说，在一座座雄伟工程的背后，都有丰富的工程档案作支撑。”

　　此外，为社会公民提供档案服务，也是档案利用工作的一个重要方面。一方面，从档案中查出公民有关学历证明、参加革命或工作时间、是否参加某项工作任务等的档案材料，作为解决公民个人待遇的凭证材料。另一方面，从档案中查出有关不同时期党和国家关于公民离退休、工资级别、房屋产权和拆迁等政策和规定，作为公民解决个人待遇、落实政策等问题的重要凭证。

　　例如福建龙岩市公民林育生，其祖父林野参加革命在上世纪30年代初期牺牲，几十年来因无确切材料证明，一直被确定为因公牺牲军人；2010年经中央档案馆查调提供的档案材料，有关部门很快确定林野为革命烈士，使其一家人多年的心愿得以了结。

　　红色档案提供历史镜鉴

　　自中国共产党成立以来，领导中国人民进行革命斗争所形成的重要革命历史档案，以及中华人民共和国成立后中央和国家机关形成的重要档案，被称之为“红色档案”。

　　国家档案局、中央档案馆利用部主任王绍忠向本刊记者介绍，这些档案所具有的特殊性和重要性，决定了在提供利用方面不同于一般的要求。为此，党和国家在不同历史时期，根据实际情况，从档案利用手续、审核、报批、利用方式等各方面，对中央档案的提供利用工作作了具体而明确的规定。多年来，中央档案馆就是在严格执行这些规定的前提下开展档案利用工作的，既保证了中央档案在提供利用过程中的安全，同时又发挥了档案的作用。

　　“一个重要作用，就是为总结和汲取历史经验提供利用档案。”王绍忠说：“人类文明的发展和进步，需要不断总结和汲取历史的经验和教训，历史是一面镜子。中国共产党自1921年成立至今已历经90年的历程，中华人民共和国成立也已60余年，在领导革命和建设中，既有成功和辉煌，又有曲折和教训，积累了丰富的经验，需要认真总结并加以借鉴。中国共产党历来重视对自己历史经验的总结，把党史、国史的研究编写作为党和国家的重要工作，编写了不同版本的中国共产党历史，组织出版了大量党史、军史、战史资料，还编辑出版了《中华人民共和国国史编年》等。档案是历史的真实记录，是历史研究的第一手资料，中央档案馆为此提供了大量的档案。”

　　此外，党和国家开展各种形式的爱国主义教育、举办的各种重大纪念活动，这些档案也在其中发挥了重要作用。

　　王绍忠介绍道，井冈山革命历史纪念馆展览、韶山毛泽东纪念馆展览、延安革命历史纪念馆展览、西柏坡革命历史纪念馆展览，党的一大至五大、八七会议、八一南昌起义、遵义会议等旧址纪念展览，朱德等老一辈无产阶级革命家的旧居纪念展览，这些纪念馆、遗址、旧居等都是党和国家重要的爱国主义教育基地，中央档案馆为这些基地举办的各种展览提供了大量的档案资料。此外，为毛泽东、刘少奇、周恩来、朱德、陈云、邓小平等老一辈无产阶级革命家诞辰纪念活动中有关部门撰写纪念文章，编写传记、年谱、文集，拍摄专题电视文献片等，也提供了大量档案。□

　　怎样留住社会记忆

　　国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石

　　文/杜梅

　　从世界范围看，档案与社会、与个人的关系日益密切。档案被视为政府问责制的基础和公民权利的保障凭证，是建构、了解、恢复及表达社会记忆的主要元素。

　　美国国家档案馆2006～2016年战略计划中有这样一段话：每一天国家档案馆都在触及全国各地的美国人的生活。他们当中，有进入首都华盛顿国家档案馆圆形展览大厅参观《独立宣言》《宪法》以及《权利法案》的民众；有在各地区分馆查找家族史线索的家谱学者和爱好者；有寻求机关档案管理帮助的政府官员；有利用国家档案馆网络服务系统索取服役记录复制件的退伍军人；也有查找文件证据的调查人员、律师；还有挖掘政府信息的记者、作家及影视工作者；借助档案资料学习历史和撰写论文的学生也有不少。我们的客户不受年龄、种族、社会经济状况的限制，我们帮助每一个有需要的人或每一个对政府档案感兴趣的人。

　　可以说，这种档案为全民服务、与社会生活息息相关的主张，正影响并贯穿于许多国家的档案收集、保管和利用三条主线工作之中。

　　许多国家都制定了相关的法律法规，比如，公共档案法、国家档案馆法、政府机构档案管理规定等，在法律的框架内对档案工作加以规范，进行管理。近些年，由于数字和网络技术日新月异，社会和公民的信息需求和兴趣日益广泛并不断变化，再加上政府对于问责、透明、善政的种种承诺，几乎所有国家的档案收集、保管及利用工作都发生了巨大的变化，也面临着一个又一个挑战。

　　面对这些变化和挑战，加拿大国家图书档案馆就提出了4项原则。一是重要性，即档案要聚焦最能代表加拿大社会发展历史和加拿大社会文化价值的文献遗产；二是充足性，强调加拿大档案文献遗产的收集，在质量和数量上要足以全面反映加拿大社会，满足加拿大人的各种需求；三是可持续性，因为资金有限，既要保证收集到重要的档案，又不能影响保护和利用；四是社会性，档案应该记录加拿大社会的多元化，为此需要加强与各相关部门通力合作。

　　收集更具广度和深度

　　各国国家档案馆的收集工作一般有两部分：一是政府机构向档案馆移交具有业务和历史价值的档案文件，这种移交具有严格且明确的法定要求和可操作的程序；二是征集具有国家意义的社会或私人档案资料，包括接受捐赠、购买以及搜集网络资料等。

　　国外档案馆在收集方面目前存在这样的特点或趋势：

　　收集更有广度和深度，也就是说更加关注和追求多样性与完整性。每天政府部门以及每一个人都会生成大量各种类型和格式的文件资料，这就迫使档案部门比以往任何时候都要努力地制定与时俱进的收集战略，科学的鉴定方法，从而在有限的资源下保证档案馆藏的多样性和完整性，因为档案收藏的深度和广度决定着记忆的完整性和明确度。

　　收集更具多样性，就是说档案要呈现出政府活动和社会现实的方方面面。许多国家档案馆的收集范围较广，除了过去遗留的历史档案外，包括军事、外交、司法等所有国家或联邦级政府机构形成的具有永久保存价值的档案都集中收藏在国家档案馆，像美国、澳大利亚、南非等国还集中收存议会、法院、甚至联邦政府资助项目以及私人形成的具有重要意义和研究价值的档案。今年4月刚生效的日本《公文书与档案管理法》规定，国立公文书馆(日本国家档案馆)要接收法院和议会的档案。

　　为了使档案馆藏更为丰富细致，尽量能够反映心态和微观层面的历史，许多国家的档案馆还特别重视口述史资料的收集。比如新加坡国家档案馆、澳大利亚国家档案馆都一直在做普通人(历史亲历者)、少数族裔、原住民的口述史，这是鲜活的、有情感的历史记录，是对官方档案文件的补充。此外，这种口述历史还具有抚慰作用，正如澳大利亚国家档案馆的一位档案工作者所言：当某个少数族裔或原住民意识到自己的声音被国家档案馆保存，自己的族群将在国家历史和集体记忆中占有一席之地，就会感到没有被歧视或忽略，这有益于多民族国家的社会和谐。

　　收集更讲究完整性，这指的是内容上的完整和载体上的完整，包括各种数字形式的档案文件：网站、电子邮件、数据库、Web2.0技术生成的文件等。比如，随着越来越多的政府机构实现了公民服务的网络化，网站已普遍成为政府与公民通过网络交流的证据，网站文件的收集也成为档案馆的份内事。美国、英国、加拿大等欧美国家都在这几年制定了采集和保存具有永久价值的政府网站文件的标准或规定。此外，许多国家档案馆还根据公众需求收集一些网站的文件。这些都是研究互联网发展史、信息技术发展史、社会发展史、文化发展史、政治和民主发展史不可或缺的资料。但是，如何识别和收集最新网络技术形成的档案文件，还无一定之规，可以说是档案部门面临的一大挑战。

　　为了及时采集到电子文件并保证其完整性，许多国家的档案部门采取了前端控制的策略，并从法律上进一步完善，建立了文件生命周期全程管理的机制，也就是说档案部门要负责文件从生成、运转、处置、移交、保存、利用整个过程。瑞典国家档案馆就认为，在今天，所有的档案法规都必须明确规定国家档案馆对现行文件管理的责任，日本新实行的《公文书与档案管理法》已经赋予了国立公文书馆监管文件形成和管理的职责。

　　另外，收集时还要考虑到是否拥有保管能力，是否能够提供长期利用，这些资料是否可以反映社会、服务于社会、有益于社会。

　　妥善保护不断创新

　　保护，讲的是对馆藏档案文件进行妥善的管理，维护其安全、真实、可靠；宗旨就是保证现在以及未来的用户能够很好地利用它们。

　　现在各国档案馆保护压力都很大，既要保管好过去遗留下来的传统形式档案，还要应对正在出现的各种新载体新格式的文件。这对档案馆的组织模式、专业技能以及保护措施，都是很大的挑战。目前国际档案界谈论最多的话题就是：数字档案如何长期保存、数字技术在保护中如何应用、传统声像档案如何向数字形式转换，还有新型库房如何提高技术含量、档案如何防灾，以及档案保护中的绿色概念、可持续发展等。

　　由于社会动荡、战争、自然灾害都会威胁到档案的生命，所以，危机管理和灾害预防备受关注，国际档案理事会还为此制订了灾害应急计划，帮助各国应对各种灾害对档案带来的破坏。

　　档案开放奠定民主基石

　　在利用过程中，档案馆既要最大限度地提供利用，又要保护好国家安全和个人隐私，这已经成为国际共识。国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。

　　为了鼓励人们走进档案馆，许多国家的档案馆制订了相应的公共政策和计划，专门设置了公共关系部门或官员，采取了多种措施和手段，以帮助公民了解档案与自身的关系，把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。以美国国家档案馆为例，除了永久性展览和一些固定项目外，每个月都会在馆内举办十多项公众自由参与的活动，包括新书发布、作者演讲和签名、专题片放映、馆藏介绍或利用指南讲座等；国际档案理事会还把每年的6月9日列为国际档案日，借以宣传和推广档案。

　　由于越来越多的国家颁布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公开条例以及数据保护法等，公民的信息权意识不断提高，而信息自由法实际上对文件和档案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

　　瑞典早在1766年就颁布了包含信息自由在内的《出版自由法》，赋予任何人获取政府信息的权利。在瑞典，任何政府文件，除非法定涉密或涉及隐私，一旦形成都必须公开。瑞典同行介绍，在瑞典，任何一个公民都可以随意走进一家政府机构，闯入一间办公室，面对一个公务人员说：我要看这份文件。任何公务人员都不得拒绝，还不能询问其姓名、身份及利用目的，也就是说不许查询对方的隐私以及不愿公开的利用目的。

　　在很多国家，信息自由法赋予了公众要求利用政府部门收集或形成的任何文件和档案的权利，政府机构必须依法尽力为公众查找和提供最大数量的信息，除非那些属于法律特别限制利用的信息。

　　公共服务是核心使命

　　服务是档案工作的宗旨，谈国外档案馆的利用服务，首先要说他们的开放性。

　　开放性体现在三个方面：第一，档案观念是开放的，即档案应该为每个人服务。第二，档案馆和档案馆藏是开放的，很多国家档案馆践行的是“开放是原则，不开放是特例”。另外，从大多数国家的趋势来看，档案的封闭期在缩短。上世纪60和70年代，在国际档案理事会的努力下，档案的一般封闭期从50年降到了30年。近些年来，这个30年的封闭期正逐步降到20年。澳大利亚信息自由改革法案及国家档案馆法修正案，已规定档案文件年满20年后必须开放；美国总统档案则在总统卸任12年后向公众开放。第三，档案业务环节本身是开放的、透明的，也就是说，档案工作的很多环节都要向社会公开，受公众监督。比如英国国家档案馆会通过各种渠道，随时公布新接收进馆的档案文件，对于一些公众较为关心的档案馆藏，开放的时候也会大张旗鼓地宣传。美国专门为提供公共网络利用制定了档案数字化战略，对哪些馆藏优先进行数字化还会通过本馆的网站征求公众的意见。

　　美国国家档案馆前任馆长温斯坦这样说：公共服务是我们的核心使命；为每一位公民、为所有政府机构和公务人员，为总统、国会以及法院提供档案服务，是我们的工作重心。国家档案馆的馆藏属于组成这个国家的男男女女、老老少少；美国人民是我们的客户，我们致力于为他们提供便捷有效的服务。事实是，美国档案馆不只是政府或历史收藏机构，更是普及教育的地方。

　　在欧美，寻根问祖、查阅家族历史情况文件的用户占档案馆用户的70%，而目前，网络档案利用也已占到整个利用的70%，因此，以提供便捷的网络服务为目的的数字化项目正成为各国档案馆的热点。同时，用户友好型、方便型网络检索工具的研究也得到许多国家档案馆的重视，因为在档案馆利用，可以有专门的利用咨询人员予以帮助，而在家上网利用就只能依靠检索工具了。

　　国外一些档案馆还设有学生教育的计划，通过编辑和提供档案原始资料，为学校提供历史、社会科学等科目的辅助教材。欧美一些国家往往从小学开始就告诉学生写文章怎样利用原始资料，怎样做田野调查。档案馆“爱国主义教育”的一个主要方面就是以档案仿真件为教具，指导学生如何去探索和了解自己家庭、社区、城市、国家的历史，如何去自己解读重大的历史事件。在美国国家档案馆学习中心有上百份重要历史档案仿真件教具，学生可以分组，每组一盒案例档案，阅览后要回答这些档案与宪法哪项条款有关。

　　国外经验值得借鉴

　　对中国档案工作者来说，国外档案工作的最新进展有许多值得借鉴的地方。

　　要更加关注综合档案馆馆藏的丰富性、多样性、代表性，收集反映社会各个方面的资料，特别是那些一直不在国家综合档案馆收藏范围和传统档案工作者视野内，却能反映重大社会现象的各种载体的档案；及时跟进社会和技术的进步，研究最新网络技术、社交媒体等形成的具有重要价值的文件，制定相关的鉴定、采集方法，促进收集政策与法规的开放性和透明度，争取得到公众的了解和支持。

　　档案著录要关注国际标准，为实现与其他国家的档案资源共享打下基础，在整理、著录以及数字化工作中，要具备成本和效益的观念。

　　更多地参与社会，与社会互动，成为世界的一部分。正如一位丹麦档案工作者所说：我们依赖的是公共资金，因此也需要公众对我们怀有好感，既要为那些档案利用者提供优质服务，也要让那些暂时不利用档案的人别认为我们在浪费纳税人的钱。

　　应该与信息、技术、教育部门以及图书馆、博物馆等文化机构建立更多、更紧密的合作关系，共同开展项目服务。

　　如果树立起档案馆为民服务的观念，就要考虑到如何为政府机关、企事业单位、研究人员、学生、普通公民提供不同的服务，不但有高层次的研究咨询服务，也有档案馆藏和档案利用的入门介绍。

　　加强研究网络用户或者说数字原生代用户的利用行为和习惯，促进网络利用，培育并满足全社会的档案利用需求。□(作者为国家档案局外事办公室副研究馆员)