怎样留住社会记忆

　　国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石

　　文/杜梅

　　从世界范围看，档案与社会、与个人的关系日益密切。档案被视为政府问责制的基础和公民权利的保障凭证，是建构、了解、恢复及表达社会记忆的主要元素。

　　美国国家档案馆2006～2016年战略计划中有这样一段话：每一天国家档案馆都在触及全国各地的美国人的生活。他们当中，有进入首都华盛顿国家档案馆圆形展览大厅参观《独立宣言》《宪法》以及《权利法案》的民众；有在各地区分馆查找家族史线索的家谱学者和爱好者；有寻求机关档案管理帮助的政府官员；有利用国家档案馆网络服务系统索取服役记录复制件的退伍军人；也有查找文件证据的调查人员、律师；还有挖掘政府信息的记者、作家及影视工作者；借助档案资料学习历史和撰写论文的学生也有不少。我们的客户不受年龄、种族、社会经济状况的限制，我们帮助每一个有需要的人或每一个对政府档案感兴趣的人。

　　可以说，这种档案为全民服务、与社会生活息息相关的主张，正影响并贯穿于许多国家的档案收集、保管和利用三条主线工作之中。

　　许多国家都制定了相关的法律法规，比如，公共档案法、国家档案馆法、政府机构档案管理规定等，在法律的框架内对档案工作加以规范，进行管理。近些年，由于数字和网络技术日新月异，社会和公民的信息需求和兴趣日益广泛并不断变化，再加上政府对于问责、透明、善政的种种承诺，几乎所有国家的档案收集、保管及利用工作都发生了巨大的变化，也面临着一个又一个挑战。

　　面对这些变化和挑战，加拿大国家图书档案馆就提出了4项原则。一是重要性，即档案要聚焦最能代表加拿大社会发展历史和加拿大社会文化价值的文献遗产；二是充足性，强调加拿大档案文献遗产的收集，在质量和数量上要足以全面反映加拿大社会，满足加拿大人的各种需求；三是可持续性，因为资金有限，既要保证收集到重要的档案，又不能影响保护和利用；四是社会性，档案应该记录加拿大社会的多元化，为此需要加强与各相关部门通力合作。

　　收集更具广度和深度

　　各国国家档案馆的收集工作一般有两部分：一是政府机构向档案馆移交具有业务和历史价值的档案文件，这种移交具有严格且明确的法定要求和可操作的程序；二是征集具有国家意义的社会或私人档案资料，包括接受捐赠、购买以及搜集网络资料等。

　　国外档案馆在收集方面目前存在这样的特点或趋势：

　　收集更有广度和深度，也就是说更加关注和追求多样性与完整性。每天政府部门以及每一个人都会生成大量各种类型和格式的文件资料，这就迫使档案部门比以往任何时候都要努力地制定与时俱进的收集战略，科学的鉴定方法，从而在有限的资源下保证档案馆藏的多样性和完整性，因为档案收藏的深度和广度决定着记忆的完整性和明确度。

　　收集更具多样性，就是说档案要呈现出政府活动和社会现实的方方面面。许多国家档案馆的收集范围较广，除了过去遗留的历史档案外，包括军事、外交、司法等所有国家或联邦级政府机构形成的具有永久保存价值的档案都集中收藏在国家档案馆，像美国、澳大利亚、南非等国还集中收存议会、法院、甚至联邦政府资助项目以及私人形成的具有重要意义和研究价值的档案。今年4月刚生效的日本《公文书与档案管理法》规定，国立公文书馆（日本国家档案馆）要接收法院和议会的档案。

　　为了使档案馆藏更为丰富细致，尽量能够反映心态和微观层面的历史，许多国家的档案馆还特别重视口述史资料的收集。比如新加坡国家档案馆、澳大利亚国家档案馆都一直在做普通人（历史亲历者）、少数族裔、原住民的口述史，这是鲜活的、有情感的历史记录，是对官方档案文件的补充。此外，这种口述历史还具有抚慰作用，正如澳大利亚国家档案馆的一位档案工作者所言：当某个少数族裔或原住民意识到自己的声音被国家档案馆保存，自己的族群将在国家历史和集体记忆中占有一席之地，就会感到没有被歧视或忽略，这有益于多民族国家的社会和谐。

　　收集更讲究完整性，这指的是内容上的完整和载体上的完整，包括各种数字形式的档案文件：网站、电子邮件、数据库、Web2.0技术生成的文件等。比如，随着越来越多的政府机构实现了公民服务的网络化，网站已普遍成为政府与公民通过网络交流的证据，网站文件的收集也成为档案馆的份内事。美国、英国、加拿大等欧美国家都在这几年制定了采集和保存具有永久价值的政府网站文件的标准或规定。此外，许多国家档案馆还根据公众需求收集一些网站的文件。这些都是研究互联网发展史、信息技术发展史、社会发展史、文化发展史、政治和民主发展史不可或缺的资料。但是，如何识别和收集最新网络技术形成的档案文件，还无一定之规，可以说是档案部门面临的一大挑战。

　　为了及时采集到电子文件并保证其完整性，许多国家的档案部门采取了前端控制的策略，并从法律上进一步完善，建立了文件生命周期全程管理的机制，也就是说档案部门要负责文件从生成、运转、处置、移交、保存、利用整个过程。瑞典国家档案馆就认为，在今天，所有的档案法规都必须明确规定国家档案馆对现行文件管理的责任，日本新实行的《公文书与档案管理法》已经赋予了国立公文书馆监管文件形成和管理的职责。

　　另外，收集时还要考虑到是否拥有保管能力，是否能够提供长期利用，这些资料是否可以反映社会、服务于社会、有益于社会。

　　妥善保护不断创新

　　保护，讲的是对馆藏档案文件进行妥善的管理，维护其安全、真实、可靠；宗旨就是保证现在以及未来的用户能够很好地利用它们。

　　现在各国档案馆保护压力都很大，既要保管好过去遗留下来的传统形式档案，还要应对正在出现的各种新载体新格式的文件。这对档案馆的组织模式、专业技能以及保护措施，都是很大的挑战。目前国际档案界谈论最多的话题就是：数字档案如何长期保存、数字技术在保护中如何应用、传统声像档案如何向数字形式转换，还有新型库房如何提高技术含量、档案如何防灾，以及档案保护中的绿色概念、可持续发展等。

　　由于社会动荡、战争、自然灾害都会威胁到档案的生命，所以，危机管理和灾害预防备受关注，国际档案理事会还为此制订了灾害应急计划，帮助各国应对各种灾害对档案带来的破坏。

　　档案开放奠定民主基石

　　在利用过程中，档案馆既要最大限度地提供利用，又要保护好国家安全和个人隐私，这已经成为国际共识。国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。

　　为了鼓励人们走进档案馆，许多国家的档案馆制订了相应的公共政策和计划，专门设置了公共关系部门或官员，采取了多种措施和手段，以帮助公民了解档案与自身的关系，把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。以美国国家档案馆为例，除了永久性展览和一些固定项目外，每个月都会在馆内举办十多项公众自由参与的活动，包括新书发布、作者演讲和签名、专题片放映、馆藏介绍或利用指南讲座等；国际档案理事会还把每年的6月9日列为国际档案日，借以宣传和推广档案。

　　由于越来越多的国家颁布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公开条例以及数据保护法等，公民的信息权意识不断提高，而信息自由法实际上对文件和档案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

　　瑞典早在1766年就颁布了包含信息自由在内的《出版自由法》，赋予任何人获取政府信息的权利。在瑞典，任何政府文件，除非法定涉密或涉及隐私，一旦形成都必须公开。瑞典同行介绍，在瑞典，任何一个公民都可以随意走进一家政府机构，闯入一间办公室，面对一个公务人员说：我要看这份文件。任何公务人员都不得拒绝，还不能询问其姓名、身份及利用目的，也就是说不许查询对方的隐私以及不愿公开的利用目的。

　　在很多国家，信息自由法赋予了公众要求利用政府部门收集或形成的任何文件和档案的权利，政府机构必须依法尽力为公众查找和提供最大数量的信息，除非那些属于法律特别限制利用的信息。

　　公共服务是核心使命

　　服务是档案工作的宗旨，谈国外档案馆的利用服务，首先要说他们的开放性。

　　开放性体现在三个方面：第一，档案观念是开放的，即档案应该为每个人服务。第二，档案馆和档案馆藏是开放的，很多国家档案馆践行的是“开放是原则，不开放是特例”。另外，从大多数国家的趋势来看，档案的封闭期在缩短。上世纪60和70年代，在国际档案理事会的努力下，档案的一般封闭期从50年降到了30年。近些年来，这个30年的封闭期正逐步降到20年。澳大利亚信息自由改革法案及国家档案馆法修正案，已规定档案文件年满20年后必须开放；美国总统档案则在总统卸任12年后向公众开放。第三，档案业务环节本身是开放的、透明的，也就是说，档案工作的很多环节都要向社会公开，受公众监督。比如英国国家档案馆会通过各种渠道，随时公布新接收进馆的档案文件，对于一些公众较为关心的档案馆藏，开放的时候也会大张旗鼓地宣传。美国专门为提供公共网络利用制定了档案数字化战略，对哪些馆藏优先进行数字化还会通过本馆的网站征求公众的意见。

　　美国国家档案馆前任馆长温斯坦这样说：公共服务是我们的核心使命；为每一位公民、为所有政府机构和公务人员，为总统、国会以及法院提供档案服务，是我们的工作重心。国家档案馆的馆藏属于组成这个国家的男男女女、老老少少；美国人民是我们的客户，我们致力于为他们提供便捷有效的服务。事实是，美国档案馆不只是政府或历史收藏机构，更是普及教育的地方。

　　在欧美，寻根问祖、查阅家族历史情况文件的用户占档案馆用户的70%，而目前，网络档案利用也已占到整个利用的70%，因此，以提供便捷的网络服务为目的的数字化项目正成为各国档案馆的热点。同时，用户友好型、方便型网络检索工具的研究也得到许多国家档案馆的重视，因为在档案馆利用，可以有专门的利用咨询人员予以帮助，而在家上网利用就只能依靠检索工具了。

　　国外一些档案馆还设有学生教育的计划，通过编辑和提供档案原始资料，为学校提供历史、社会科学等科目的辅助教材。欧美一些国家往往从小学开始就告诉学生写文章怎样利用原始资料，怎样做田野调查。档案馆“爱国主义教育”的一个主要方面就是以档案仿真件为教具，指导学生如何去探索和了解自己家庭、社区、城市、国家的历史，如何去自己解读重大的历史事件。在美国国家档案馆学习中心有上百份重要历史档案仿真件教具，学生可以分组，每组一盒案例档案，阅览后要回答这些档案与宪法哪项条款有关。

　　国外经验值得借鉴

　　对中国档案工作者来说，国外档案工作的最新进展有许多值得借鉴的地方。

　　要更加关注综合档案馆馆藏的丰富性、多样性、代表性，收集反映社会各个方面的资料，特别是那些一直不在国家综合档案馆收藏范围和传统档案工作者视野内，却能反映重大社会现象的各种载体的档案；及时跟进社会和技术的进步，研究最新网络技术、社交媒体等形成的具有重要价值的文件，制定相关的鉴定、采集方法，促进收集政策与法规的开放性和透明度，争取得到公众的了解和支持。

　　档案著录要关注国际标准，为实现与其他国家的档案资源共享打下基础，在整理、著录以及数字化工作中，要具备成本和效益的观念。

　　更多地参与社会，与社会互动，成为世界的一部分。正如一位丹麦档案工作者所说：我们依赖的是公共资金，因此也需要公众对我们怀有好感，既要为那些档案利用者提供优质服务，也要让那些暂时不利用档案的人别认为我们在浪费纳税人的钱。

　　应该与信息、技术、教育部门以及图书馆、博物馆等文化机构建立更多、更紧密的合作关系，共同开展项目服务。

　　如果树立起档案馆为民服务的观念，就要考虑到如何为政府机关、企事业单位、研究人员、学生、普通公民提供不同的服务，不但有高层次的研究咨询服务，也有档案馆藏和档案利用的入门介绍。

　　加强研究网络用户或者说数字原生代用户的利用行为和习惯，促进网络利用，培育并满足全社会的档案利用需求。□（作者为国家档案局外事办公室副研究馆员）