电子文件双套制存在的风险

一、电子文件双套制及其必要性 
　　1、电子文件双套制的涵义 
　　自上世纪90年代以来，伴随着计算机网络的应用和办公自动化系统的普及推广，电子文件正逐步取代传统纸质文件，成为政府部门和各类机构的主要文件形式。随之而来的就是电子文件的保管问题。 
　　电子文件生成、传输、存储的环境是计算机网络，表现形式是由“0”和“1”构成的比特信息流。信息与载体的可分离性等特点使得信息的真实长久保存成为问题。而传统的纸质文件却正好可以弥补电子文件的这些缺点。由是，无论是档案理论界还是实践工作者都不约而同地想到了电子文件的“双套制”保管，即在电子文件形成后的适当阶段，以某种形式（主要是打印）将电子文件固化到传统（主要是纸张）存储介质上。 
　　2、电子文件双套制的必要性 
　　由于电子文件具有可变性、可操作性、流动性等特点，使得电子文件在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、信息污染、信息丢失、病毒入侵等不安全因素。纸质文件与电子文件的配套管理能够扬长避短,优势互补。双套制融合了纸质档案和电子文件的优势,既可发挥高效存取检索功能,又可保障电子文件的凭证价值。只有将二者配套管理,才有利于堵塞漏洞,避免顾此失彼,保证二者的安全运营。 
　　二、电子文件双套制存在的风险 
　　从理论上看，诸如加密技术、签署技术、防火墙、身份认证、元数据管理等各类数字信息技术可以在一定程度上弥补电子文件易更改等缺点，但要从根本上避免电子文件易删改且不留痕迹是极其困难的，这是由其数字信息的本质特性所决定的。因此在目前甚至未来相当长的时间内，除非人类能够在数字信息存储等相关技术上取得重大突破，否则电子文件的双套制管理几乎就是档案工作者的惟一选择。但由于双套制的实施时间还不长，人们对其中蕴含的巨大风险还缺乏研究和认识。 
　　1、制作成本风险 
　　目前制作电子文件纸质副本最常见的方法便是打印。技术的进步已经淘汰了过去那些低速低质量的针式打印机，目前一般使用激光打印机或者喷墨打印机。这也就意味着为实现双套制，必须采购打印机及硒鼓、墨盒、打印纸等配套耗材。经统计，激光打印机打印一张黑白字迹的A4纸文件的成本约为0.1～0.3元，而彩色喷墨打印机打印同样大小的彩色文件成本约为0.8～1.5元。如果使用专用照片打印纸打印彩色照片成本约为5.0元。 
　　尽管某个具体部门每天处理的电子文件数量有限，需要打印的内容不多，但全国各级政府部门、各企业事业单位每年处理的电子文件数量则是数以亿计。全部实施双套制每年需要消耗的纸张和其他相关成本将是一个巨额数字。未来随着社会政治经济文化的发展，更多的电子文件将会产生。为实现双套制，必将大量消耗优质的纸张，也就意味着大量造纸用木材的砍伐，大量造纸污染的产生。在当前中央提倡科学发展、可持续发展的今天，在保护环境、绿色生活理念成为时尚的今天，这样大量消耗物质和环境成本无疑是违背这一发展要求的。 
　　2、保管成本风险 
　　双套制中的电子文件的纸质副本，其保管、维护、利用与传统文件/档案没有区别。同样需要专用的档案库房、档案架、档案袋、档案盒等装具，需要保证库房的温度、湿度、光照等条件稳定，需要防潮、防霉、防火、防虫等等。对其查询检索同样需要一套专用的管理信息系统软件，同样需要配备具有专业知识和技能的管理人员。这些成本将会随着时间的积累以超过线性速度的增长方式大量增加。电子文件带来的便利和迅捷等优点，在双套制庞大的纸质副本的保管成本面前将会越发显得微小。 
　　从人们的思想认识上也会出现误区，认为既然电子文件已经实行了双套制保管，那么无论对电子文件本身的保管者，或者纸质副本的保管者，都会将对方作为保管安全的底线，从而放松自己对手中文件保管工作的要求。 
　　双套制在带来两种文件形态相辅相成保证文件法律凭证的同时，带来的几乎是双倍的工作量和相关财力、物力的消耗。必须分别培养和训练熟悉电子文件保管技术的工作人员，以及熟悉了解传统纸质文件保管技术的工作人员，造成两套班子两批人员。即使未来的档案工作人员综合素质不断提高，成为既熟悉电子文件又了解纸质文件的复合型人才，他们的培养和训练以及工资成本也将大大增加。

3、完整性与真实性风险 
　　双套制要求对电子文件制作纸质副本，但在什么时机制作副本却没有一个明确的共识。当前许多办公自动化系统或者文档一体化系统提供的功能是，在生成电子文件的同时就会打印出一份纸质副本。依照双套制的一般要求，这份纸质副本将用来存档，用于将来的查考、凭证等利用。但这却没有考虑到文件在其生命周期中，尤其是在办理过程中会留下的各种各样痕迹，例如领导的批示、签字等。这些重要的痕迹内容就没有在上述纸质副本中体现出来，导致该副本的真实性和完整性难以保证。 
　　即使是在电子文件最终办理结束后打印出纸质副本，也会出现电子文件与纸质文件的形式不同，领导的签批等处理痕迹缺失等问题。以Word文件为例，当领导需要强调某一段文字时，大多使用颜色笔对文字进行着色处理；当需要对内容进行评述时，会使用“批注”等功能。类似这些电子文件常用的方式，在纸质副本打印时将难以全面完整的表现出来，从而造成相关信息的缺失，进而影响纸质副本的完整性与真实性。 
　　由于没有完整的复制电子文件的办理过程和结果，上述纸质副本在本质上并不是电子文件完整和真实的副本，在未来进行查考凭证等工作中将不具有实际意义。 
　　4、类型缺失风险 
　　电子文件带来的一个很大的改变就是能够摆脱过去纸质文件在记录信息时的单调与枯燥。除了政府或企事业单位公文类电子文件，当前社会越来越需要处理的是基于照片、声音、视频等动态的、多媒体的电子文件。但目前人类基于印刷技术的纸质文件记录技术只能在纸张上表现文字或静态图片信息，因此对于声音或者视频类电子文件，还没有可行的方法将其完整的记录和表现在纸张上。而社会的发展、技术的进步已经带来了越来越多的多媒体电子文件，以因特网上的Youtube、六间房、土豆网等网站为例，其中基于声音和视频的人类活动记录数量相当巨大，而且其中很大一部分极具价值。即使对于相对传统的政府和企事业单位，其日常工作中例如各类会议等活动也在越来越多的形成声像电子文件。这类电子文件却恰恰无法用双套制进行保管。在可以预见的未来，印刷技术将不可能用来记录声音和视频，因此多媒体电子文件的双套制保管将严重缺失。如果不采用新的方式方法解决这一问题，那么将造成人类社会活动记录的缺失，档案工作本身存在的必要性及合法性也将受到质疑。 
　　5、匹配对应风险 
　　双套制中纸质副本存在的根本目的是保证电子文件的原始性、真实性，以保证其查考凭证等法律效力。 
　　如果对某份电子文件产生怀疑，需要核对其纸质副本时，最简单的办法就是从库房中调出对应的纸质副本进行比对。这一过程描述起来容易，真正做起来可能会存在困难，甚至无法完成。如果该电子文件仅仅是少量的文本或者表格数据，那么凭借人的肉眼就能进行逐字逐句的比较核对。但是当电子文件中的文字量很大时，这种比对将变得困难。由于纸质副本一般只有惟一的一份，因此实际比对工作很有可能不允许普通用户亲自进行，而是由工作人员操作。这样枯燥的屏幕对纸张的比对工作将是对耐心、细心和抗疲劳能力的巨大考验。当电子文件的内容是图片时，这种比对几乎无法由人的感官来完成。首先图片的内容可能相当复杂，比对难度很大；其次如果是彩色图片，由于显示器的成像原理与纸张打印的套色方式的差别，使得纸质副本很难真实还原电子文件的色彩；另外，不同的显示器显示的色温色域都有差别，不同的人对色彩的感知能力也有差别，这些也进一步加大了图片的比对难度。 
　　由上述情况看，双套制存在的实际意义将值得进一步思考。如果仅仅是制作了大量的纸质副本，却又无法及时有效的提供查考比对，用以证明电子文件的完整性和真实性，那么这种双套制将仅仅是形式上的双套制，除了消耗大量的人力物力外，解决不了实际问题。 
　　总之，现行电子文件双套制是当前技术条件下的一种无奈选择，其间存在的危机风险应当引起档案理论界和实践工作者的高度重视。从国家战略层面亟需加大对相关科研的投入力度，尽快研制出电子文件可靠的保管技术和方法，以适应当前电子文件广泛使用的现实情况。