企业档案编研工作的实践与思考

企业档案编研工作是企业档案管理工作的一个重要环节，同时也是企业档案部门管理水平的具体体现。企业档案编研工作的宗旨：“就是立足馆藏，以现实需要为主，兼顾长远，为企业的中心工作服务。”企业档案编研工作是在完成档案的收集、整理、利用三大基础任务之后，对本企业档案信息加工提炼后再利用的过程。围绕企业的各项工作，编辑出优质的编研材料，适时地为企业发展服务，是体现档案价值的最高境界。早在八十年代末我们就开展了档案编研工作，编辑出《大事记》、《组织机构沿革》、《档案全宗介绍》、《国际级国家级省部级获奖情况汇编》等资料，提供企业各个职能部门及驻外机构，使利用者全面了解企业的发展及生产经营管理情况。随着信息技术的飞跃发展，大量的档案信息采用了现代化的管理手段，企业的各类信息及时发布在互联网上，这为我们获取信息资源提供了又一方便快速的途径，给档案编研工作的超前开展与档案文献深度加工提供了绝好机会。为此，我们抓住机会积极捕捉档案利用者的需求动向，准确选定档案编研课题。例如我们以工程施工归档文件为线索，全面了解工程项目的来龙去脉，从不同角度着手，编辑出《国内外工程项目竣工概况》，增加多个检索途径，为利用者全面掌握工程整体概况提供信息，同时，大大降低了工程档案资料的调卷率，使工程档案编研材料变成了浓缩的档案。通过多年的实践，我们深刻体验到：服务是档案工作永恒的主题。快速发展的知识经济需要迅速快捷的信息资源的支持，让大量的具有利用价值的档案信息从常年封闭沉睡的档案库房中走出来，充分发挥应有的作用，是档案人员不可推卸的责任，企业档案编研工作就是以档案信息服务社会的最好体现。

一、企业档案编研工作应具有开发性、科学性、实用性及前瞻性1.企业档案编研工作的开发性在于档案编研属于信息的再加工、再创造的工作过程。档案编研工作的开展，是根据企业的实际需要，使相关的档案信息进一步系统化、条理化的过程，从而实现档案信息由分散的原始状态向集约化的转移。这就需要档案人员充分利用现代化技术手段对档案信息进行数据的摘取汇编，并以二次文献、三次文献的形式，编辑出有较高价值的档案精品，为用户提供更加个性化和全方位的服务，使档案信息独特的功能发挥得更趋完善。2.企业档案编研工作应具有科学性。编研就是对档案信息的研究并对其所选材料进行编辑加工，具有较强的科学性。“编辑”与“研究”是科学性统一体的两个侧面，离开了科学的研究就谈不上科学的编辑加工；离开了科学的编辑加工，就无法体现科学研究的最终成果。科学性始终贯穿于档案编研的全过程。运用科学的方法搞编研，就要从服务于本企业各项工作为出发，选择出正确的切入点，根据企业中心工作的需要，视企业信息需求的新动向，确定编研计划，拟定编研选题，编制工作规划；也可以建立项目审批制度，由企业领导或业务部门审查把关；或者请编研成果的利用者选题，保证编研工作的针对性和编研成果的有效价值，科学地开展档案编研工作。3.企业档案编研应具有实用性。企业档案编研不同于公共档案馆的编研，后者的主要目的在于公布档案信息，而企业档案编研都是针对企业的某项工作的需要开展的。因此，企业档案编研的选题，应以现实编研材料的利用需要为前提。企业档案部门要改变千篇一律的编写模式，在有实际使用价值的前提下，注重突出企业各个业务部门的工作特点，编写出具有不同侧重点的编研材料。如我们编写的《大事记》、《组织机构沿革》、《驻外机构成立一览表》、《国内外工程项目竣工概况》等，这些都是围绕企业业务工作和特点编写的，实用性强，在一定的程度上反映了企业的发展进程，为宣传企业形象和企业各项工作的查考利用，提供了客观而准确的档案信息。 4.企业档案编研工作要注重前瞻性，室藏与搜索并举。在企业开展档案编研的实践中，往往会出现有的档案编研选题受到档案室藏匮乏的制约和因素材不够丰富而无法进行的矛盾，这在一定程度上影响了档案编研工作的开展和档案作用的发挥。因此，编研中要重视整合信息资源，对室藏档案和现行文件资料进行有机的结合，以实现信息资源共享。室藏档案是编研工作赖以生存的载体，企业档案部门一方面要立足于挖掘现有室藏档案资源，让“死档案” 变成“活资料”；另一方面对重要事件或涉及选定的课题的有关活动，档案人员要有针对性地提前介入，对重要的文件资料要提前进行广泛征集，以丰富馆藏的不足。这样既满足了档案编研工作的需要，也实现了档案的前期管理。

二、企业档案编研工作要有助于企业信息流的良性循环信息流是企业生命线的重要组成部分，其运转状况直接影响到企业的生存与发展。企业开展档案编研首先要改变利用者上门要求提供服务的方式，主动出击，充分利用现代信息技术，深入了解、掌握各部门实际工作需要，不断提高编研工作的前瞻性，变被动服务为主动服务，立足于本企业的各类档案室藏，编写出为企业经营生产、基础建设、党建等项工作服务的编研成果，提供方便快捷、具有较高层次的档案编研资料信息。一个好的编研成果不仅能为利用者带来效益，也对档案工作起到重要的宣传作用。长此以往，将有助于企业档案管理系统的进一步完善，有助于丰富企业档案编研的理论与实践，从而形成企业信息流的良性循环。

三、企业档案编研工作应保证编研素材的真实性和客观性档案编研工作者要以辩证唯物主义和历史唯物主义的观点对浩如烟海的企业档案材料进行比较、筛选、编辑，使之达到精炼。同时，可以根据企业档案编研工作现状，对某项工作和某一课题进行横向的剖析；也可从局部范围进行纵向的研究。编研时，应遵循“科学规划，量力而行，宁缺勿滥，去粗取精”的原则，以求达到整体“高、精、深”的目的；还可以利用多种方法开展各种载体的档案编研。档案部门可单独编，也可发挥各自优势，与业务部门、技术部门搞联合编研，从而最大限度地挖掘档案信息资源的价值。https://mfg168.taobao.com/shop/view_shop.htm?tracelog=twddp&user_number_id=1670494555

四、企业档案编研工作要建立正确的认识观和高素质的人才队伍要从企业发展的长远利益出发，正确认识与理解企业档案编研工作性质及其意义，改革与完善企业现有的档案管理模式，建立科学实用、灵活可行的管理体系；树立现代企业管理理念，改变重保管轻视利用，编研滞后的现状，将档案工作重点放在档案信息资源的开发上，增强档案信息开发与利用的力度，推动企业档案编研工作的开展。 企业档案编研工作对人员素质、业务能力要求相对较高，这也使得一些企业对编研工作存在畏难情绪，不愿编也不会编，就是编辑了部分资料，其深度也远远不够，只是停留在文件汇编、制度汇编、数字汇编、会议简介等基础性材料的编辑上。存在着编研材料数量多精品少的现象，编出的资料缺乏实用价值，档案编研处在“初级阶段”。究其原因，是对档案编研工作认识不到位和缺乏高素质的人才队伍所致。多渠道培养档案编研工作人才，不断提高档案人员的业务素质与编辑水平是顺利开展企业档案编研工作的基本保证。企业档案部门要适应档案事业发展的大趋势，适时调整档案人员的专业结构，尽可能配备多学科多层次的知识人才，改变档案工作人员知识结构单一的局面，对现有人员，要制定培训计划，利用多种形式进行编研业务系统培训以及相关知识的学习，努力培养复合型人才。同时，将编研工作按专业、专题责任到人，进行编研任务完成情况的考核，建立档案编研成果的奖励机制，使企业档案编研工作成为企业档案管理工作中的重要环节，使之得以长足发展。档案工作者要树立现代企业制度的管理理念，运用科学管理方式，通过多种形式多种途径，充分挖掘企业档案信息资源，在企业的生产经营管理活动中获取最大的经济效益和社会效益。