沙龙：

档案业务指导工作，路在何方？（之一）

兰台新兵  豫同仁  濮档人  沧海一粟

lyyjj  一井水  临溪羡鱼  小李飞刀

弱柳扶风  飞熊  savvy 

maoyue  zzia050406220

兰台新兵：业务指导工作是档案局（馆）工作的一个重要内容，时下比较通行的业务指导模式不外乎三种形式：一是开展业务培训工作；二是面对面的交流、沟通、指导；三是出台或转发政策业务性文件。业务指导对象多以档案室为主，可以说作为整个档案工作基础的档案室工作的好坏、优劣高低与业务指导工作有很大的关系。那么，我们该如何开展档案业务指导工作呢？档案业务指导工作，路在何方？

豫同仁：关于如何开展业务指导，根据《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，我认为各级档案局、档案馆、档案室应当各司其职，在科学合理的分工下健康协调地开展工作。我认为各级档案局对外业务指导的层面应该定位在立档单位而不是立档单位内的档案室上。我认为各级档案局对立档单位档案工作的业务指导应该主要包括以下三项内容：其一是，立档单位必须建立档案工作，完善档案工作制度；其二是，立档单位必须设立档案工作机构（一般是指档案室）并配备相应的人、财、物来保证档案工作的正常开展；其三是，立档单位必须确定分管档案工作的领导。如果哪个立档单位不按照上述要求保证档案工作的开展，档案局就有权依照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定提出整改措施。当某个立档单位按照要求建立了档案室并具备了相应的条件后，对档案室具体业务工作的开展，我认为则应由档案室根据有关规定自行开展，而档案室日常业务的指导工作可交由档案馆的收集部门来承担。这样可以密切档案馆同档案室的业务联系，使档案室提前形成符合进馆要求的档案（案卷），从而避免因档案馆与档案室业务脱节造成的移交进馆的档案不符合要求必须返工的巨大浪费。

濮档人：我认为豫同仁的看法很有道理。立档单位与立档单位内档案室的的确确是两个不同的概念，在机构的级别上处于不同的层次，档案局对立档单位进行业务指导，是对整个单位而言，是宏观的，是对单位领导以及这个单位关于档案工作所提供的条件的要求；而档案馆对档案室进行业务指导，是对一个单位的局部而言的，具体来说，是对档案室工作人员的业务要求，是微观的。同时，我认为档案馆对档案室属于进馆档案（案卷）质量方面的业务指导权，同档案局对各个立档单位档案工作的宏观指导权一样，都是《档案法》所赋予的权力（因为《档案法》第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”这就严格规定了各级各类档案馆对分管范围内应该移交档案单位的档案接收权，从法律赋予档案馆接收档案的权力的角度来看，对各单位档案室应移交进馆档案所必须达到的业务技术标准与规范的日常业务指导权与监督权，应由档案馆的收集部门来行使，因为这部分档案最终要移交到档案馆来保管，其分类、整理的质量直接关系到保管与利用的水平），不得相互混淆，更不能由一方长期包办而浑然不觉。

沧海一粟：豫同仁与濮档人的看法我认为很好，的确档案局与档案馆应该根据《档案法》的有关规定科学合理分工，档案局管宏观、管整体的业务指导（当然这其中也包括对档案馆的宏观指导），档案馆根据档案局确定的原则、技术标准与规范行使自己职权范围内的职权。我认为这两个不同层次的职能的有效区分与实施，不仅能使各级档案局从繁重的具体业务指导工作中解脱出来，真正发挥宏观指导与协调的作用，而且还能充分调动各级档案馆的积极性，发挥档案馆的主动权，把接收档案的工作做好，共同推动我国档案事业的健康发展。同时，这样以来，各级档案局就不会总是叫喊人手不够、工作量太大，而各级档案馆也不会抱怨寂寞难耐、无事可做了。

lyyjj：我觉得,首先还是从培训档案员开始，理论是共同的,但各个档案室的基本情况是不同的，教会他们如何开始，剩下的路还是要自己走。

濮档人：我认为lyyjj说的很有道理，对基层档案员的培训就应当以“授之以渔”为主，主要教给他们如何搞好本单位档案的“收、管、用”的方法而非越俎代庖地大包大揽。当然，在给他们传授具体方法的时候，也不可避免地要“授之以鱼”。

兰台新兵：我认为开展业务指导工作，首要的应该是开展调研工作。应该常下基层、勤下基层，只有常在基层摸爬滚打，才能真实掌握了解基层档案室工作中出现的问题。通过调研，我们就可以对“个性”的问题实行当场解决；对“共性”及“普遍性”的问题，我们除开当场解决外，还可通过业务培训集中处理，或者通过制发文件来规范。

濮档人：是啊！没有调查权就没有发言权，只有经常深入实际，掌握第一手资料，业务指导才能做到有的放矢、对症下药，靠以往的经验，拍拍脑袋就想当然地去进行指导，最终势必会适得其反！

兰台新兵：开展业务指导应该与基层档案人员建立良好的互动关系。

濮档人：我认为这是搞好业务指导的首要前提！

一井水：业务指导是学习、实践、培训、交流、提高循环往复的过程，是教学相长的过程。

濮档人：一井水老师说的很好，能否说得再具体点，也让俺好好学习学习？
一井水：业务指导就好像黄鼠狼拉鸡，需要两就劲，我们愿意指导，人家不买账，效果也不好；人家急需指导，而我们业务跟不上亦不行。我想：首先是征得领导支持，96年新区政府将档案工作纳入全区考核目标，档案不合格，单位考核要扣分，各单位领导都比较重视；市级主管部门把档案升级工作纳入对各县区下属单位考核内容，不升级就不能评优，各单位领导主动找档案局区指导，而现在就缺少了这种动力。其次，业务指导人员既要有敬业精神，又要有业务水平，并不能像有人说的业务指导人员不懂业务，要给人一杯水，你就要有一车水，老师只讲即可，而业务指导面对的是各行各业、各类档案，需要给人家解决实际问题。如分类方案的制定、归档范围、保管期限表、各项管理制度的建立、档案室从收集、整理、鉴定、保管、统计、利用各个环节都需要指导人员去培训。再次，档案部门有个业务规范标准非常滞后的问题，这就要指导人员经常学习，根据自身情况及时制定各种规范办法，而不能等待上级布置。如企业改制档案工作，1999年新区政府开始提出“国退民进”，区档案局及时根据国家档案局关于企业产权变动档案处置办法起草下发了《新区企业改制档案处置实施细则》，并召开全区企业改制档案处置工作会议，布置这项工作，然后，组织国资办、劳人局及企业主管部门对改制企业进行执法检查。直到2003年市局才转发了国家档案局关于企业产权变动档案处置办法。

濮档人：一井水老师反应挺快啊！谢谢不吝赐教！还结合实际事例谈，下去好好学习学习，也好“邯郸学步”！

一井水：要打铁先得自身硬。新区档案局除了局长，只有3人，1人负责办公室，1人负责档案馆，我负责业务指导。2002年5月份与丰润县档案局合并，增至23人。我被任命为业务指导科主要负责人。由于人员少，每年随着工作重点的转移，工作内容也不断变化，既有分工又有协作，为了适应档案事业发展的需要，必须不断提高自己的思想和业务水平，否则就无法很好地履行岗位职责。因此，必须加强政治理论、业务知识的学习，具备一定的理论功底。由于档案工作具有较强的政治性，要求档案工作人员具有较高的政治素质，使档案工作服从于、服务于党的中心工作。自觉围绕区委中心工作，作好档案工作的超前谋划与指导，为经济建设服务。如配合区委企业产权制度改革，抓企业改制档案处置工作；配合农村土地延包，接收农民土地承包合同进馆；配合村民委员会换届选举工作，及时给予指导。

档案工作专业性强，要求档案人员必须精通专业知识。我一人负责业务指导，包括机关、团体、企事业单位和乡镇农村，指导范围广，档案门类多，载体形式多种多样，管理方法不尽相同。要指导别人，自己先要明白，既要掌握档案管理知识，又要熟悉相关的专业知识以及各单位的职责业务范围，才能使指导工作更具有针对性，更准确，如帮助基层单位制定全宗分类方案、文件材料归档不归档范围、保管期限表、检查归档材料是否齐全完整、保管期限划分是否准确等，因此，我从未间断过学习，几年来，我本着急用先学，学以致用的原则，正确处理工作与学习的矛盾，为不影响工作，经常利用节假日等业余时间学习有关档案工作的方针、政策、法律法规和各类专门档案的管理办法，如诉讼、纪检、信访、公证、土地、环保、保险档案等等；为了适应档案管理现代化需要，学习档案现代化管理知识，微机基础知识及档案管理软件的使用；为了适应市场经济发展的需要，使档案工作更好的为经济发展服务，我于1999年参加中央党校经管专业本科班学习，系统的学习了市场经济法律制度概论、宏观经济运行与管理、货币银行学等专业课程，及世界贸易组织规则的学习。如区自来水公司首次开展企业档案工作目标管理认证工作，为了搞好业务指导，我利用业余时间学习《企业档案的分类与组卷》、《企业档案工作目标管理认证办法》及《标准》，使该单位以高标准、高质量通过省部级认证，各位评委给予了高度评价。在查处二十二冶机电公司、新区第四建筑公司、建厂局三处承建冀东药厂工程竣工档案资料不全案件中，因案情复杂，历时时间长，程序严谨，为了规范办案，我认真学习研究《档案法》、《档案法实施办法》、《河北省档案工作条例》、《行政处罚法》、《行政复议法》等，及其相关的法律文书的书写方法、格式等，在局长的领导下，从立案、核查、调查、召开听证会到最后处罚，形成笔录、结论、报告、答辩、通知等材料7万余字。

强烈的事业心、责任感和无私奉献精神是做好本职工作的必备条件。业务指导工作面广量大，任务十分繁重。基层单位有的不重视，档案人员更换频繁，业务水平参差不齐，我从事档案工作近20年来，感触最深的是苦、累、烦。我凭着高度的事业心、责任感，不怕碰钉子、不怕苦、不怕累，不论是酷暑的盛夏，还是寒冷的冬季，常年骑自行车深入基层进行监督、检查、指导。有时一天跑好几家，最多时要跑8、9家，到哪家都是不厌其烦地讲解，直到档案员明白为止。为了不影响工作，有时带病仍坚持（过去由我一人负责），如99年11月，我因感冒，咽喉疼痛难忍，到医院检查是甲状腺瘤，医生说要尽快做手术。当时年度立卷检查和升级复查刚刚开始，为了不影响工作，我带病检查结束后，才去做手术。

在对升级单位指导中，为了赶时间，升级单位要加班，我怕因指导不及时而窝工或返工，就跟着他们一起加班加点，帮助基层单位制定分类方案，归档不归档范围、保管期限表，指导分类组卷、编目、著录标引、编研等，最多的一年升级单位13个。由于工作成绩突出，2000年、2003年连续两届被区里评为区管专业技术拔尖人才，2002年通过了副研究馆员专业技术资格评审。（待续）