沙龙：

档案业务指导工作，路在何方？（之二）

兰台新兵  豫同仁  濮档人  沧海一粟

lyyjj  一井水  临溪羡鱼  小李飞刀

弱柳扶风  飞熊  savvy 

maoyue  zzia050406220

兰台新兵：业务指导最忌的是光讲大道理、大政策，让听的人连着说：“哦”。其实他（她）还是没有整明白。归档文件收集难，是基层档案室或多或少都会遇到的问题。如果我们只是简单地说：你们应该建立严格的归档文件收集制度。我想这个问题得到彻底解决的可能性小，根本达不到我们指导的目的与效果。我们应该结合他们收集“难”的“难点”帮其找出解决之道。譬如：一些业务部门为了利用方便而不愿意移交，我们应该怎么办？那么我们的指导就不能单纯放在收集上，还要思考利用，找到一个两全其美的办法，让不愿意移交的乐意交。

濮档人：这些问题实际当中经常遇到，俺也不知道怎样解决好，经常搞得不知所以，兰台新兵能否举例给俺说道说道？谢谢！

兰台新兵：业务指导还应该包括“识人”工作。基层档案室档案工作的好坏，与档案人员有很大的关系。我们在指导时也应从多个角度观察思考其是否适合从事档案工作。对那些文化素质达不到档案管理要求、不热爱档案工作、对工作一点不负责任的人，我们应该建议其单位重新考虑合适人选。否则，就是你天天指导，也是白费力。

濮档人：这恐怕不是我们能做到的吧！因为我们鞭长莫及啊！

临溪羡鱼：我认为，开展业务指导，一是要定规则，将上级相对宏观的规章制度变成操作性强的实施细则；二是搞试点，探索积累经验，以便大面积推广；三是培训，让基层档案部门的同志知道怎么办；四是巡回督导检查，及时纠正差错，如是单位的问题帮助其改正，如是制度的问题也要及时予以修订。

濮档人：我认为临溪羡鱼开展业务指导的“四把利剑”很好，但俺还有顾虑，想说道说道，请临溪羡鱼老师帮助解决。
     关于定规则，将上级相对宏观的规章制度变成操作性强的实施细则，说说容易，做难啊，再说这样搞会不会出现“一刀切”的不良后果，我觉得有些可以制定具体规则，有些还不如不制定具体规则的好，当然哪些该制定哪些不该制定，俺拿捏不准，还望临溪羡鱼老师赐教。

关于搞试点，俺认为方法虽好，从理论上将也很科学，但真正在实际中运用的我想不是很多，因为一个单位有一个单位的情况，尽管说“它山之石，可以攻玉”，但出现“橘生淮南则为橘，生于淮北则为枳”的情况还是很多的，不知临溪羡鱼老师遇到过类似的情况没有？

关于培训，你说的“让基层档案部门的同志知道怎么办”只是我们指导人员的一厢情愿，多数情况，年年培训，年年指导，年年效果大同小异，再说从整体上说，“铁打的档案室，流水的档案员”是各地不争的事实，也是培训年年必需，至于效果大家都是“瞎子吃饺子”——心里有数，不说也罢，临溪羡鱼老师你说哪？

关于巡回督导检查，及时纠正差错，按说应该是不错的方法，各地也大多是这样做的，例如每年一度的归档业务指导以后，档案局长副局长们总要分头带队下去巡回督导检查几个单位，但大多是走马观花，效果如何“天知道”。也许我说的有点偏激，但情况和问题还是王小二磨豆腐——石（实）打石（实）的。临溪羡鱼老师你说哪？

一井水：现在的情况确实如此，仅靠指导人员扭转这种局面实在无能为力！

小李飞刀：业务指导的范围，标准，程序，规则，模式等始终不见有一定之规。有谁能说道说道？

濮档人：何不先亮亮你的飞刀，俺喜欢电视剧《亮剑》，但俺更喜欢你小李飞刀“亮刀”！

弱柳扶风：业务指导的范围应该是同级和下级国家综合档案馆和进馆的档案室。

濮档人：你可真实“弱柳扶风”啊！不进馆的档案室你就当成是“后娘养的孩子”——不管啦！

一井水：业务指导的范围远远超出了档案馆接收范围，如农村建档、民营企业建档、龙型经济组织、社区建档都属于指导范围，这些档案并不需要接收进馆。

濮档人：既然这些档案并不需要接收进馆，我们干吗“六个手指头挠痒——多那一道呢”？

飞熊：业务培训的主要目的不外于是提高档案管理的水平，让档案管理的相关业务标准能得到有效地贯彻执行，保障档案管理工作的顺利开展。除组织对基层档案人员进行档案专业理论知识、操作技能培训以及在具体培训教学中应坚持从实际出发，加强针对性外，档案主管部门还应该将业务培训寓于平常档案管理工作中去，用开展工作去引导去激励去督促去检查档案人员进行业务学习。例如，坚持档案职称评定中关于专业学习的目标要求；档案主管部门严格将业务学习纳入干部的年度目标考核；档案局组织设奖的知识竞赛、操作技能竞赛活动；组织工作检查评比竞赛活动；档案主管部门在本地有条件的单位抓点示范，然后组织档案人员进行观摩；档案部门组织好外出参观学习；开展好本地的档案学会活动；定期不定期组织部份档案人员进行业务座谈等。多措并举，灵活多样，可能效果更佳。业务培训也有个领导重视的问题，需领导来重视支持，来组织指挥，来具体考核，来督促检查，来激励表彰。培训工作需要务虚与务实结合，以务实为主。档案业务培训要有所作为，还要在出实招上下功夫，要有声势，要形式灵活多样，要有广泛的参与者，要有具体成果体现。

濮档人：您说的很好！但俺有一种听领导作报告的感觉！不过您说的俺可是举双手赞成！

兰台新兵：业务指导中要善于发现基层档案室工作中做出的成绩与优点，不要吝惜赞美之辞。我们在肯定与表扬的同时再说出发现的问题，也许更容易被其接受。在指出存在的问题时，更应该注意措辞与语调，不要板着脸一味指责这也不对头、那也不正确。做到业务指导内容是严肃的，但方式方法是宽松、活泼的。

濮档人：看来兰台新兵老师是做思想工作的，批评之前不忘先表扬一番垫垫底，套路是不是先泛泛赞美一番，偶尔点几个对方也认为是应该肯定与表扬的成绩与优点，然后再话锋一转陪着笑说“不过还有几个小地方需要下一步再完善完善……” 

一井水：业务指导工作是整个档案行政管理的重要组成部分，在档案事业中至关重要。业务指导工作是一项政治性、专业性、服务性很强的工作。这项工作的好坏，直接影响着全区档案事业的成败。有人认为，业务指导工作人人都能胜任，但要干好决非易事。要做好业务指导工作，业务指导人员必须坚持与时俱进、勤奋进取，增强事业心，爱岗敬业，开拓创新，廉洁自律，公而忘私，才能把业务指导工作做得更好。

沧海一粟：欢迎就业务指导的具体问题和环节发表看法！比如民营企业、合资企业建档该不该指导？如何指导？

一井水：我认为对这些企业的指导应该分类进行，一是从面上广泛宣传，使其认识建档的重要性、必要性，我们以一封信的形式下发给各企业老总；二是对重点企业进行培训，2006年区档案局和工促局联合举办企业档案管理培训班，培训了各乡镇档案员和20多家重点企业的档案员；三是对积极性高的企业进行重点指导，鼓励档案升级，如新世纪装饰装潢公司、光大银河线材有限公司，企业效益好，老总文化素质高，非常重视档案工作，经常邀请档案局去指导，今年升入省部级。四是和工促局联合对各乡镇和重点企业进行检查。

savvy ：要让企业把档案工作真正能落到实处,我觉得有两点:1.档案工作再简化一些,最好是在工作过程中自然而然完成,而不必单独对待;2.档案工作的运行成本再降低一些。主要是方式方法问题.本身这项工作操作性强,只要能总结出简单易用的方法,就是对档案工作最好的指导,而非把简单的工作做复杂.企业是追逐利润的,在面临市场竞争的压力下,抽出专门的人力\物力\财力搞档案,换做你的企业主,你会怎么做?我感觉,把这个问题换位思考,然后提出方案,这个工作就好做多了。

濮档人：savvy的看法我认为很有道理，那么请问savvy老师，您认为企业档案工作属不属于档案行政管理部门业务指导的范畴呢？虽然从《档案法》的有关规定看应该属于，但从实践上看我们的档案行政管理部门业务指导人员似乎对诸如民营企业、合资企业等企业档案工作似乎又鞭长莫及啊！

一井水：效益原则是档案工作应该坚持的原则之一，尤其是企业必须讲究经济效益，任何企业老总都不会做赔本生意，因此，民营企业档案工作应该坚持效益、实用、简化、方便的原则。

沧海一粟：请问民营企业档案工作应不应属于档案行政管理部门业务指导的范围？

一井水：按照《档案法》来说，应该属于业务指导范畴，尤其是现在提出政府大力发展民营经济，国退民进，小政府大服务，档案部门也不例外。

濮档人：我认为档案行政管理部门对于诸如民营企业档案工作的一些企业档案工作的管理应该本着“执法监督为主、业务指导为辅”的原则开展。因为任何一个企业的档案工作都有其自身的特点，不是我们档案行政管理部门业务指导人员都能随心所欲指导得了的，再说就是我们的档案行政管理部门业务指导人员即使有这个能力的话，恐怕也不可能一个一个企业地去具体指导。就拿目前的企业档案管理升级来说吧，也是遵循的企业自愿的原则，并非强制性的。

飞熊 ：现代社会崇尚快餐文化，档案工作也一样，除研究机构和专门机构外，只要能按照规定做好工作就OK了。

一井水：国家档案局局长有话经济发展到哪里，档案工作就跟到哪里，十七大提出民生问题，我们不是也跟着喊抓民生档案了吗？实际上综合档案室规范了，什么档案都包含在内了，现在是头痛医头，脚痛医脚，没有综合的概念了，上面说一句话比下面说百句管用。

濮档人：是啊！国家档案局局长是有话经济发展到哪里，档案工作就跟到哪里，可我们的业务指导跟到了吗？再说眉毛胡子一把抓，效果好吗？？

maoyue：业务指导要懂业务，而业务指导人员不可能是万金油，什么都懂。如我所在市档案局的业务指导人员就不太懂高校业务，在指导时就只能泛泛而论。其实，业务指导应当是宏观指导，不是微观指导，不是指导机关单位的档案人员如何去做具体的业务工作。以前升级达标时，业务指导人员很吃香，整天忙得焦头烂额。但仅仅依靠有限的指导人员去指导甚至代替机关单位去做业务工作，肯定是杯水车薪、无济于事的。现在档案整理虽改为件了，更好操作一些，经常办一些业务培训班就是一种很好的指导形式，或者树立档案管理的典型，组织机关单位的档案人员去取经，也是很好的业务指导形式。就业务指导与监督两种职能而言而言，我觉得档案局业务指导人员更应该发挥的是监督智能。

豫同仁：我认为在机构改革中加强档案业务指导工作，我们要吸取历次机构改革中档案散失的教训，加大依法治档的力度，加强对撤销、合并、转制单位的档案业务指导工作，及时堵塞漏洞、减少损失。具体来说，我认为应着重做好以下几项工作：其一是，要做好宣传教育工作，提高被撤销、合并和转制单位的领导和档案人员的思想认识，使他们能够把档案工作纳入议事日程，自觉地做好档案收集、整理和移交工作；其二是，对撤销、合并和转制单位档案的收集、整理和移交工作进行跟踪指导，严格把关，发现问题及时解决；其三是，对撤销、合并和转制单位的档案人员做出正确评价，并将评价结果通报给其单位的领导，建议作为任用、评聘、晋职的条件，尽可能地稳定档案队伍；其四是，关心撤销、合并和转制单位档案人员地学习、工作和生活，帮助他们解决一些实际问题，使其能够安心工作。

濮档人：搞业务指导，工作要扎实，服务要认真，不能浮漂。在接待基层文档人员时要热情，对不熟悉档案工作地同志，在业务辅导时要耐心和细心，粗枝大叶往往搞错。业务指导要全面了解情况，以肯定、鼓励为主，不要只看到人家地缺点和不足，指手画脚，这也不对，那也不行；对于业务工作中地问题，要做具体分析，抱着和别人商讨的态度，一起研究解决办法。居高临下，哇啦哇啦，就会挫伤人家的积极性，业务指导就会事与愿违。

沧海一粟：是啊！一个人的能力有大有小，实在不好深究！但热情不热情恐怕就是一个人的态度问题了！

zzia050406220：没有参加过相关的实践，只是我觉得：业务指导主要是为了不指导，首先应该使被指导的单位明白档案工作应该怎么做，应该遵循什么样的标准，迫使其熟悉相关业务，达到“不指导”的目的。其次，业务指导对于被指导单位来说是还应该是一种督促检查，检查相关工作的落实，档案管理工作的规范程度，档案管理标准的执行情况等等。第三，既然是指导，就应该起到指导的作用，应该制定相关的业务指导流程；既然是业务指导就应该突出“业务”，对被指导单位的工作有所帮助，有所提高。最后，业务指导还应该是解决被指导单位工作过程众遇到的问题集中解决的时候，是解决相关具体难题的契机。指导者还应看作是了解相关单位档案工作开展情况的大好时机，便于及时掌握宏观情况。