一位老档案业务指导工作者

眼中的《全宗介绍》是什么模式？

笔者从事档案业务指导工作二十多年了，可以说看过相当数量的机关、企事业单位和其他社会组织的《全宗介绍》，令人满意的不多。通病是结构松散，内容不是缺这，就是少那。现结合自己多年的业务指导工作实践，提出如下撰写模式，算是集众家之长，成一家之言吧。《全宗介绍》的撰写结构分为两部分，一般教科书也是这样讲的，我没有突破，只是丰富了一些内容，补充了一些细节。下面以某省保险分公司为例，叙述如下。

第一部分为：全宗历史概况，其内容有9项。

1、全宗名称：×××总公司××省保险分公司

2、地址：××市××路××号

3、历史沿革：×××总公司××省保险分公司，××××年×月×日，由×××

批准，同意成立××省保险分公司，内设机构有办公室、国内业务部、国外业务部、计财部、监察稽核部、人事教育部等。

××××年×月，根据中发（1998）×号文件，中央各金融机关党组织即由地方党组织领导转为金融机构党组织垂直领导，×××总公司党委（1999）×号文，转发中央金融工委组织部关于金融系统党的领导体制调整后，×××总公司党委组织部及省级分支机构党组织，可以在全国范围内转移和接收党员关系。××××年×月，×××总公司党委批准，成立××省保险分公司党委和纪律检查委员会。（新单位，成立时间短，内容少，历史沿革写的短；老单位，成立时间长，尤其是分分合合、合合分分的单位，内容多，历史沿革写的长。）

4、隶属关系：××省保险分公司是×××总公司的下设机构，属省管厅级保险公司，并直接接受中国人民银行××省分行和中国保监会××省保监局的领导、管理、协调、稽核和监管，××省保险分公司党的关系隶属×××总公司党委。

5、单位性质：××省保险分公司的性质是国有经济。

6、业务范围：××省保险分公司的业务范围是承保各种财产险，责任险，农业保险，人身保险等保险业务；办理各种国内外保险及其有关机构建立代理关系和业务往来，代理外国保险机构办理对损失的鉴定和理赔等业务及其委托的其他有关事宜；经中国人民银行批准的其他。

7、××省保险分公司主要职责与任务：根据中国人民保险法和有关规定，开展××省辖内各项保险业务，完成总公司下达的各项保险指标任务；负责××省市地保险分支机构的筹备、组建和行政、业务领导；参加属地党政机关组织的各项社会活动。

8、××省保险分公司历任领导任职情况：

×××（××年×月――××年×月）任省保险分公司总经理、党组书记

×××（××年×月――××年×月）任省保险分公司副总经理、党组成员

×××（××年×月――××年×月）任省保险分公司副总经理

9、××省保险分公司内设机构历任负责人（正职）任职情况：

办公室主任×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

人事教育部经理×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

计划财务部经理×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

市场营销部经理×××（××年×月――××年×月）

×××（××年×月――××年×月）

第二部分为：全宗内档案状况，其内容有9项。

1、档案来源：上级文件主要来源于××保险总公司、××省政府、中国人民银行××省分行、中国保监会××省保监局有关保险工作的文件材料；本机关文件主要来源于本单位在执行国家保险法律法规、政策规定和展业过程中形成的文件材料，这是本单位文件最主要的来源，也是最重要的文件；同级文件主要来源于平行机关需要办理（无需办理的不归档）的文件；下级文件主要来源于所辖分支保险机构的文件材料。

2、档案主要内容：本单位自成立以来，上级业务主管部门和本单位及下属分支机构在工作活动中形成的机构设置、人员编制、干部任免、劳保福利、党群管理、行政管理、保险业务等方面的文件材料。

3、档案的起至年代、门类和数量：起至年代为1980——2007年，门类和数量为：

（1）文书档案共多少卷，其中永久多少卷、多少件（实行单件整理后的统计单位），长期多少卷、多少件，短期多少卷、多少件。

（2）会计档案共多少卷，其中凭证多少卷，账簿多少卷，报表多少卷。

（3）声像档案共多少册（盘），其中照片多少册，录音带多少盘，录像带多少盘，电子档案多少盘（光盘）。

（4）业务档案共多少卷，其中永久多少卷，长期多少卷，短期多少卷。

另外，还有科技档案（机关档案室叫基建档案）、荣誉档案等等。

4、档案分类方法：采用保管期限——年度——组织机构分类法，共设办公室、计划财务部、市场部、国际业务部等15个类目（随着内设机构的增加或合并，类目会相应增加或减少）。

5、组卷方法：是在组织机构类目下分年度、分级别、分保管期限、分问题来组卷。

6、立卷（整理）形式：采取文书档案由档案室负责立卷（整理），业务档案由业务部门负责立卷（整理），会计档案由会计部门负责立卷，声像档案由宣传部门负责整理等。

7、组卷（整理）原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

8、案卷排列及编号方法：案卷（包括盒内文件的排列）的排列是分保管期限（即永久、长期、短期分别排列）、年度、组织机构或问题（在同一保管期限内、同一年度内、内设机构或问题之间接着排，即办公室排完，接着排人事处（科）、业务处（科）或党群类排完，接着排行管类，等等以此类推。企业可参考或按十大类开放式的分别排列，这里不作详细介绍）排列。文书档案的编号是采用年度小流水编号法，即3个保管期限（永久、长期、短期）每年都从“1”开始编制。其他门类档案按有关专业规定要求编号。

9、检索工具：按检索工具编制的要求，分别编制了《案卷文件目录》（也叫全引目录）、《归档文件目录》、《会计档案目录》、《基建档案目录》、《声像档案目录》、《电子档案目录》、《干部任免专题目录》和《荣誉档案专题目录》等多种检索工具。