对收文如何盖归档章的实践与思考

濮阳市档案局  巩  磊

按照河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则的要求，在对归档文件进行“件”级整理并进入编号环节时，需要对每份归档的文件加盖归档章。笔者在平时的实际工作中发现有些单位的档案员在对需归档的收文加盖归档章时，有的把归档章盖在了收文处理单上，有的把归档章盖在了收文的首页上，针对上述情况引发了笔者对收文如何加盖归档章的一些思考。

1、针对收文的归档章盖在哪里更合适

   河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则规定“收文处理单应与来文作为一件；收文处理单放在来文前面；归档章一律加盖在归档文件首页上端右上角的空白位置”。在平时业务指导中，笔者看到在对收文进行归档时，有些单位的档案员将归档章盖在了收文首页右上角的空白处，有的将归档章盖在了收文处理单右上角的空白处。按照整理规范的要求，似乎归档章盖在收文处理单上端右上角的空白位置更合适。既然收文处理单应与来文作为一件归档保存，那么它们是不是就是一份不可分割的文件呢？

2、收文处理单和收文是不是一份文件

在工作实践中，有人认为收文处理单应放在来文前面与收文作为一件一起归档保存，收文处理单是收文不可分割的一部分，它就是一份完整的文件，那么“归档章一律盖在归档文件首页上端右上角的空白位置”的表述就是指将归档章盖在收文处理单上端右上角的空白位置；还有的人认为国家档案局也没有明确规定收文处理单就是收文的一部分，在对收文进行归档时，收文处理单归不归档还是个问题，就无从谈归档章应该盖在哪里的问题，如果收文处理单归档的话也是将收文处理单和收文分别归档或将收文处理单放在收文的后面，那么在盖归档章时对“归档章一律盖在文件首页上端右上角的空白位置”这句话的理解也就不好把握了。如果加收文处理单的收文是一份完整的文件，那么这份文件又是由谁产生的？是发文单位产生的？那么发文单位在发文时，是没有加处理单的，并且也不是针对一个收文单位而发的文件，也不可能加某个收文单位的处理单，这样一份加有收文单位处理意见的文件，似乎不应该是发文单位所产生。如果说是收文单位产生的，那么收文单位只是在收到来文时，才在收文前面加上收文处理单，并按照文书处理程序在收文处理单上签上阅办或阅示的处理意见，这样说来一份加有收文处理单的收文，只能说收文处理单是本单位产生的，而收文很明显不是本单位产生的，这样的一份文件如果说是由收文单位产生，似乎也是不妥的。这样说来加收文处理单的这份收文，又不是由发文单位所产生，也不是由收文单位所产生，那么这是不是就能说明收文处理单和收文不是一份不可分割的文件呢？如果不是一份文件，那么在归档时是不是应该将收文和收文处理单都加盖归档章呢？加盖归档章的收文算不算是本单位所产生的档案呢？

3、收文是不是档案，还是收文加收文处理单是档案

   《中华人民共和国档案法》所称的档案是指“过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”如果按照《中华人民共和国档案法》对“档案”一词的解释，那么收文就不能说是收文单位的档案，因为档案它是直接形成的，而收文则不是收文单位直接形成的，所以说收文就不应该是收文单位产生的档案。当收文加上收文单位的收文处理单后，对这份收文来说就形成了收文单位的处理意见，也就是说这份收文有了收文单位的“思想”，自然而然的也就成为了收文单位直接形成的的文件了，办理完毕，鉴定后具有保存价值，经过归档整理，在人为的条件下成为了收文单位的档案。如此说来，收文加收文处理单归档后是收文单位的档案而收文则不是，那么这份加有收文处理单的收文归档后，在填写《归档文件目录》的“责任者”一栏时，责任者该如何填写？

    4、加有收文处理单的收文归档后，责任者该是谁

河南省档案局《归档文件整理规则》实施细则中对“责任者”一词是这样解释的“是指制法文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，不能使用‘本部’、‘本局’、‘本单位’等含义不明，难于判断的简称；联合发文责任者应填写标注发文字号的机关。对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名。”在平时的实际工作中，不管是档案整理人员还是业务指导人员应该都是按照《实施细则》的要求对“责任者”一栏进行填写的，填写文件的发文机关或署名者。针对发文机关，在对发文归档后这样填写是毋庸质疑的，但是，针对收文来说，收文机关在对收文进行归档时，责任者是填写来文机关还是收文机关呢？我们上面提到的加有收文处理单的收文算是收文机关制发的还是发文机关制发的文件没有一个准确的界定，那么根据《实施细则》对“责任者”一词的解释，“责任者”一栏针对收文机关填写发文机关的名称或填写收文机关的名称似乎都不合适。

通过以上的阐述，对收文如何盖归档章笔者得出了三点启示：一是如果收文是收文处理单的附件，那么归档章应该盖在收文处理单上；二是如果收文处理单是收文的附件，那么归档章应该盖在收文上；三是如果收文处理单是本单位产生的文件，收文是外单位产生的文件，那么收文和收文处理单都应该盖归档章。