公共档案馆的功能定位及形象塑造

作者：江潇 陈丽来源：四川档案2017-11-30 星期四    

    根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定，中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，收集和接收本馆保存范围内对国家和社会有保存价值的档案，开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。    档案馆功能定位的主要目的是为明确其在公众心中所扮演的角色，为公共档案馆在公共服务体系中占据的认可度、职能地位及核心竞争力提供战略导向。过去，档案馆扮演的角色大多数是“保管档案的库房”“政府的机要单位”等以藏为主的机构。很显然，这种功能与形象的定位并不适应当前开放、包容的信息社会，新时期公共档案馆应朝着社会化、服务化、多元化方向发展，以客户需求为导向，提供人性化、智慧化的个性化服务，突出其公共文化服务场所的功能定位。    一、公共档案馆功能的发展趋势及背景分析    （一）社会环境的变迁——政策导向    随着档案工作不断深化发展，公共档案馆的业务范围也在逐渐拓展，其服务对象已扩大到社区、农村、私营个体等领域。另外，随着社会保障体系的完善，各种新领域的档案，如社会保险、农村养老保险、新农合、工伤保险、就业指导培训等相关档案也随之产生。中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》提出要“建立健全覆盖人民群众的档案资源体系”，并强调要重视民生档案工作。随着“互联网+”时代的到来，社会随之进入了一个提倡融合、创新、人本、生态的新时代。因此，公共档案馆将自己丰富的档案资源优势有效融合到形象塑造的过程中，构建以人为本、创新驱动的核心价值观，提供优质服务以满足公民日益增长的信息需求，为广大人民群众服务势在必行。    （二）技术的变革——互联网、通信技术的发展    大数据时代，数据资源丰富，互联网、通信技术迅猛发展，我国网民数量剧增。根据中国互联网络信息中心发布的第39次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2016年12月，我国网民规模达7.31亿，互联网普及率达到53.2%，超过全球平均水平3.1个百分点，超过亚洲平均水平7.6个百分点。档案利用网络化逐步推广，档案服务对象也拓展到了网络用户。他们摆脱了线下时间和空间的局限，不再需要亲身前往档案馆即可享受到档案服务，他们通过线上平台进行求助和咨询，这些行为使其成为了档案用户或潜在用户，同时也表明公共档案馆的服务对象从线下延伸到了线上。    （三）用户需求的变化——精神文化生活的丰富    在人们物质需求得到满足后，就有更高级的精神文化方面的需求，这就要求公共档案馆在进行功能定位的过程中坚持以人为本，着眼于如何发挥其文化休闲功能以满足人们丰富多元的文化休闲需求。公共图书馆有传播知识的功能，博物馆有见证历史的功能，纪念馆有爱国主义教育的功能，而公共档案馆有着丰富的档案资源，其权威性是其他文化机构所不能比拟的，因此公共档案馆具有提升人类文明的功能。为了充分发挥档案资源的价值，公共档案馆可以通过举办展览、开设论坛、编研出版档案产品、拍摄纪录片等方式，在使人们学习科学文化知识的同时，提升人们的精神文化品位。    二、公共档案馆的形象塑造    公共档案馆作为我国法定的公益性文化服务机构，应该作为当前我国公共文化服务体系建设中的重要发展战略，在实现面向公众的文化关怀、记忆共享和知识挖掘中发挥自我效能。如何对公共档案馆进行正确定位，进而利用自身特色进行创新服务和管理，更好地融入公共文化服务体系建设中，这是目前公共档案馆建设中亟待解决的问题。    （一）提供亲民、便民、利民的档案服务内容    民生档案是与广大群众密切相关的档案类型，颇受广大群众关注。中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第十一条指出：“在服务内容上，既做好帮助有关单位建立和管理档案的服务，又做好为社会各方面提供档案利用及政府公开信息、其他信息的服务，特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来，优先提供利用。”因此公共档案馆在设置档案服务内容时，应充分结合民生需求，做到亲民、便民、利民。例如，成都市温江区万春镇天乡路社区村史馆的展厅设计，主要分为“昔日天乡”“今日天乡”“明日天乡”三大部分，其中包含了农业、经济、生活、教育等模块，将征集来的照片、书面材料、实物等进行编研整理，通过照片墙、视频、实体模型等形式直观、生动地展现出来。值得一提的是，在该展厅还专门设有“笑脸墙”，用来展示在社区居民家征集来的笑脸照片，使得其服务内容更加亲民。再如，天津泰达集团图书馆档案馆门户网站首页设计，包含了“新闻公告”“档案服务”“泰达生活”“文化共享”“数图推广”等板块，并依托音视频将相关农业技术、民俗文化等资源直观生动地展现出来，体现了以民生需求为导向的理念。    （二）建立健全更加快速、高效的档案馆利用方式    网络检索需依托计算机为载体来进行信息资源的查询利用，已不能满足现代人便捷获取服务的生活方式。随着移动通信、无线网络等移动网络技术的迅猛发展，移动终端设备打破了传统信息获取的时空限制，使人们得以随时随地在网络上获取信息资源。如传统环境下公众要想获取政府的公开信息，要么通过政府网站或其他传统媒体浏览发布的信息，要么前往实体档案馆、图书馆等场所查阅相关信息。而北京市海淀区档案馆推出的“政府信息公开发布平台”客户端，使得公众只需通过移动设备访问“海淀区档案馆”主页，就可以随时随地查阅政府公开信息。同时，手机查阅方式还配备有查找、发送、打印等便捷功能，极大地提高了使用效率。    （三）培养主动提供档案服务的服务理念    一般来说，用户获取信息的模式有主动和被动两种，主动就是自主选择获取咨询的途径，被动就是受制于时间空间和获取能力。主动提供档案服务，就要积极利用用户获取咨询的方式，并分析用户行为与需求，变被动为主动。档案馆可以利用博客、微博、微信等交互平台与用户建立联系，将其在虚拟环境与实体档案馆环境中的信息行为进行综合分析，设计出更人性化、个性化的服务方式，定期推送可能需要的信息资源，从而构建档案馆和用户之间交互融合、互联互通的关系。比如，微信公众号“档案那些事儿”，依托社交媒体平台进行档案宣传和利用，还会定期进行更新推送，另外用户也可以通过投稿参与公众号内容信息的建设，这使得在主动提供档案信息服务的同时也实现了与档案用户的交互。    综上所述，在公共文化服务体系建设过程中，公共档案馆应当从社会公众的信息需求出发，坚持以人为本，结合社会大环境以及公共档案馆自身情况，确定公共档案馆的功能定位及发展方向，大力发挥其独特优势塑造在公众心目中的品牌形象，并有效地向社会表明自身在公共文化服务体系中的角色定位。这有利于发挥档案信息资源的优势，提升公共档案馆的社会地位，从而最大化实现档案的价值。